스티브잡스 3원칙으로 살펴보는 효율적인 회의법

비즈니스를 한다면, 직장엘 다닌다면 회의를 피할수는 없죠. 때로는 너무 많은 회의로, 또는 끝없는 회의준비로 직장 생활 자체가 피폐해지기도 합니다. 여기 효율적인 회의법에 대해 살펴봅니다.

그렇기 때문에 어떻게하면 효율적인 회의를 할 수 있는지는 많은 사람들의 관심사이기도 합니다. 관련 책들도 많이 나와 있기도 합니다.

어느 회사에서 회의가 줄어든 이유

필자가 다니는 회사도 회의가 적다면 서러워할정로 많은 회의가 진행되는 곳인데요. 2018년 근로기준법이 개정되면서 52시간제가 적용되고나서 많은 변확 있었습니다. 문재인정부 시절이라 우리 회사도 52시간제를 중수하려고 했고 그러다보니 많은 변화가 있었습니다. 그 중 몇가지만 정리해보면

• 토요일 회의가 없어졌습니다.
  이전에는 토요일에는 의사 결정이 이루어지는 부사장급 회의가 많이 열렸고
  이 회의 준비에 많은 시간과 노력(단계적 사전 보고 회의 및 수정과 수정 등등)들이 있었죠.
  토요일 회의는 휴일근무 수당(연봉에 따라 다르지만 휴일근무 수당 30~60만원)이 증가하고, 근무 시간이 증가에 쉽게 52시간을 초과하기 일쑤였기에 회사는 아예 토요일 회의를 금지했던 것이죠.
• 마찬가지로 야간 회의가 줄었습니다.
  야간 회의는 근무 시간 증가 및 야간 근무 수당이 증가하기 때문에 비용 절감과 근무 시간 감소 효과가 있었죠.
• 마찬가지로 새벽 임원회의가 줄어들고 참석자가 임원만으로 제한되었습니다.
  매일 새벽 임원회의가 열렸고 여기서 중요 의사결정 및 보고들이 이루어졌는데요.
  이 회의 참석자는 부서별 키맨들은 대부분 참석하기 때문에 적지않은 사람들이 참석하기 때문에 자연스럽게 근무시간 감소 효과가 있었습니다.
• 주요 경영진 정기 보고가 사라졌습니다.
  신제품 출시 후 판매 동향 등을 정기적으로 임원 및 경영진에게 보고하곤 했습니다.
  예전에 대표이사를 비롯한 경영진에게 상황 보고하기 해외 지사가 근무하는 시간에 맞추어 밤새워 작업해 새벽에 보고서를 발송하곤 했지요.
  이런 보고가 없어지니 확실히 밤샘이 줄었습니다.
• 중복 임원회의를 자제하라는 지시가 있었고, 확실히 임원 주재 회의가 줄었습니다.

이러한 결과로 끔찍했던 회사 생활은 천양지차로 달라졌습니다. Life & work Balance가 저절로 달성되는 것 같았죠.

효율적 회의를 위한 스티브 잡스의 3가지 황금률

• 회의는 유용할 수 있지만, 대부분은 시간과 자원의 낭비일 뿐입니다.
• 스티브 잡스는 회의를 더 효율적으로 만들기 위해 세 가지 방법을 고안했습니다.
• 일론 머스크, 제프 베이조스, 셰릴 샌드버그는 모두 잡스의 방법을 채택했습니다.

회의는 프로젝트를 진행하거나 창의적인 아이디어를 생각해 내는데 좋은 방법이 될 수 있습니다. 하지만 이 회의는 많은 경우 효과적이지 않고 많은 시간과 비용만을 낭비할 수 있습니다.

그래서 보다 효율적인 회의 방법에 대한 많은 논의와 시도들이 있죠. 밖에서 걸으면서 회의를 진행하는 방법, 큰소리로 말하는대신 아이디어를 적는 것 까지 보다 아이디어를 생산적으로 낼 수 있는 방법들이 고안되었습니다.

애플 공동 창업자 스티브 잡스는 그들의 회의를 더 효율적으로 만들기 위해 노력했습니다.

참석자를 제한하라. 3~5명이 이상

참석자가 너무 많으면 회의는 종종 비생산적으로 끝나곤 합니다. 더 많은 사람들이 방해되고, 더 많은 소음, 따라서 오해의 가능성이 더 크다는 것을 의미합니다.

스티브 잡스는 백악관 관리들에게 참석자가 너무 많기 때에 버락 오바마와 만날 계획이 없다고 공개적으로 말했다고 허핑턴 포스트가 보도했습니다.

아마존 창업자 제프 베조스도 참석자가 너무 많으면 회의 생산성이 떨어진다고 보고 있습니다. 그는 이것을 판단하기 위해 “두 개의 피자 규칙”을 사용합니다. 그 아이디어는 만약 두 개의 피자가 그곳에 있는 모든 사람들을 먹일 만큼 충분하지 않다면 회의를 하지 말아야 한다는 것입니다.

SpaceX와 Tesla의 CEO인 Elon Musk는 실제로 사람들에게 의미 있는 일이 없다면 회의를 떠나라고 장려합니다.

“떠나는 것이 무례한 것은 아닙니다. 누군가를 남아서 시간을 낭비하게 하는 것은 무례합니다,”

의제를 줄여라 – 최대 3개 항목을 넘지 않습니다.

사람들이 그들의 집중력을 유지하려면 세 가지 이상의 의제를 가지고 있지 말아야 합니다. 그렇지 않으면 집중력을 잃고 회의에서 가장 중요한 요점과 관련이 없는 것들을 토론하게 되기 쉽습니다.

또한 인간이 한 번에 전달되는 많은 양의 정보를 기억하는 것은 매우 어렵습니다.

이것을 증명하기 위해, 두 명의 영국 심리학자, J. 블랙번과 EJ 린드그렌은 캠브리지 심리학회의 회의 끝에 토론을 기록했습니다. 2주 후, 그들은 참석자들에게 회의에서 기억나는 것을 적어달라고 요청했습니다.

• 한 사람당 평균 회수 건수는 실제 기록된 것의 8.4%에 불과했습니다.
• 적은 품목 중 42%가 잘못 기억되었습니다.
• 그들이 떠올린 많은 것들은 전혀 말하지 않거나 다른 때에 말하지 않았습니다.

회의에 참석할 모든 사람들에게 명확하고 간결한 의제를 배포하는 것이 매우 중요합니다. 그래야 각 개인이 뭔가를 기부할 준비를 하고 여러분이 옆길로 새지 않을 수 있습니다.

“제가 왜 회의에 참석했는지 모른다면 회의를 할 이유가 없기 때문에 제게 의제를 제시하지 않으면 저는 그 자리에 앉지 않을 것입니다,” 라고 퀄케어 얼라이언스 네트워크의 최고 경영자인 아네트 카티노가 뉴욕타임스와의 인터뷰에서 말했습니다.

짧은 회의—30분 이내입니다.

잡스는 또한 만남이 보통 짧을 때 더 효과적이라고 믿었습니다. 회의가 오래 지속되면 집중력과 정신력이 떨어집니다.

패스트컴퍼니는 메타의 최고운영책임자 셰릴 샌드버그는 이를 더욱 더욱 더 발전시켜 많은 회의를 10분으로 유지했다고 합니다. 그녀는 가 모든 것이 끝났다고 느낄 경우 1시간 동안 진행될 예정이던 회의를 10분 만에 끝내기도 하네요.

회의 당위성 확인

회의 당위성을 질문해 보는 것도 도움이 됩니다. 꼭 이 회의를 해야 하나요? 다음 세 가지 질문을 스스로에게 해보세요. 대답이 모두 아니오인 경우 회의를 예약하지 마세요.

• 이 회의는 다른 사람들의 피드백을 필요로 합니까,
  아니면 단지 정보를 제공하기 위한 것입니까?
• 입력/피드백이 필요한 경우
  메시지나 이메일보다 회의가 더 시간 효율적인 방법입니까?
• 회의에서 이메일이나 메시지가 제공하지 않는 모든 것을 제공할 수 있습니까
  (예: 지속적으로 발전하는 문제에 대한 즉각적인 피드백)?